Si bien la capacitación por medio del eLearning está cobrando mayor presencia, aún hay muchas personas que no están convencidas de su efectividad. Por desgracia, la mayoría de esas personas son justamente quienes toman los cursos.
Si el eLearning es una tendencia que va en aumento a nivel mundial, ¿por qué a tus colaboradores no les gusta? Estas son algunas de las causas más comunes, junto con sus posibles soluciones.
“Al eLearning le falta el toque humano”
Un miedo común con respecto a los cursos en línea es que el capacitando no tendrá a un instructor que lo guíe y ayude, que estará aislado sin la experiencia de comentar con sus compañeros, o que se quedará con dudas.
Este punto puede solucionarse haciendo uso de actividades como los foros y chats, que incluso se pueden configurar desde el LMS. En muchas ocasiones el toque humano se puede dar a través del lenguaje utilizado, con una voz cálida e incluso con un avatar que permita al usuario establecer una conexión. En cuanto a las dudas pendientes, podría incluirse un glosario para explicar términos importantes o confusos. También es posible incluir un botón de ayuda que permita al usuario comunicarse con un experto.
“El usuario no tiene control sobre la experiencia”
Una de las grandes ventajas de los cursos eLearning es que el mismo curso puede hacerse llegar a cientos, miles de personas. Sin embargo esta ventaja puede jugar en contra del curso si éste no está bien diseñado, porque el usuario final puede sentirse desconectado del contenido, no estar familiarizado con ciertos términos o bien conocer uno o varios de los temas perfectamente y terminar aburriéndose.
Es indispensable tener en cuenta el perfil de usuario. Si es tan amplio que incluye personas con todos los tipos y niveles de conocimiento, es conveniente dividirlo en módulosy dejar que el usuario quien decida cuáles toma. Recuerda que una vez se pierde la atención, es muy difícil recuperarla.
“No tiene interactividad/¡Tiene demasiada interactividad!”
Hay quienes piensan, incluso “expertos” en eLearning, que este tipo de cursos son sólo una presentación con animaciones, en donde la máxima interacción del usuario con el contenido es dar clic en siguiente, mientras que el resto del tiempo se dedica a leer el texto que aparece en pantalla, en ocasiones acompañado con una imagen de poca calidad. Afortunadamente no es así.
Gracias a la tecnología contamos con múltiples opciones como las actividades integradas en los LMS, las incluidas en el software de autoría y, por supuesto, las que se integran a los cursos que se programan desde cero. El objetivo, claro está, es diseñar interacciones significativas que ayuden a que el usuario se involucre en su propio aprendizaje, creando conexiones que perduren, mas no utilizar absolutamente todas las interacciones posibles durante todo el curso. ¡Pueden convertirse en un increíble distractor!
Que un curso sea en línea no significa que tiene que estar lleno de actividades e interacciones sin sentido, que más que ayudar perjudican el proceso de aprendizaje. Utiliza la cantidad justa, no más, no menos.
“Los cursos eLearning son eternos”
Es muy fácil sobrecargar de contenido un curso de eLearning. Por desgracia, el rango de atención de una persona adulta es de aproximadamente 20 minutos (puedes leer más sobre este tema en el artículo Neurociencia del aprendizaje). Después de este tiempo necesitará un descanso, una actividad, un cambio de ritmo, alguna variación. Más no es mejor.
Los cursos en línea te permiten ahorrar tiempo, pero quizá no sea la mejor opción hacer un curso de cuatro horas para presentarle a tus colaboradores el nuevo software que se usará en la empresa. Pequeños módulos, que permitan digerir el nuevo contenido, podrían ser una mejor opción (por ejemplo, podrías considerar una estrategia basada en m-learning).
“Se ve feo y anticuado”
Aunque el contenido es el protagonista principal cuando se piensa en crear un curso, la forma en que se presenta tiene una gran importancia. Piensa en un curso que hayas tomado y haya parecido que lo crearon hace más de 10 años y nunca fue actualizado. ¿Con qué actitud lo tomaste? Probablemente el mal diseño tuvo más peso que el contenido, incluso restándole credibilidad a éste.
Si bien un eLearning no debe tener el mismo nivel de diseño que una película animada de una gran casa productora o el de una campaña de publicidad, se debe crear un ambiente que sumerja al usuario en el curso, no que lo distraiga (ya sea por parco o por sus grandes animaciones y efectos).
“Está lleno de errores de escritura”
Tal vez uno de los procesos más denostados sea el de edición del contenido. Después de todo, basta con que escribas con atención, ¿cierto? No es así. Si tienes un dolor en el estómago que ha durado días, irías con un profesional. La misma lógica debe aplicarse aquí. Los errores gramaticales y sintácticos que permanezcan en el curso por saltarte el proceso de edición hecho por un profesional pueden tener un gran costo. En el mejor de los casos, si son detectados antes del lanzamiento, sólo te costarán tiempo y dinero. Pero si los detectan los usuarios finales, te costarán la credibilidad del curso e incluso de futuros entrenamientos. Un profesional de la edición puede hacer que un curso se convierta en un gran curso.
“El contenido no tiene sentido para el usuario”
Pocas cosas desmotivan tanto como no entender por qué tienes que tomar cierta capacitación. Desde el punto de vista del usuario final, es indispensable darle valor al contenido. La solución puede ser tan sencilla como explicar el objetivo del curso, o puedes ser más creativo y presentar un caso en el que se ejemplifique el uso que el usuario le dará a este nuevo conocimiento, y los beneficios que obtendrá por aprenderlo.
Conclusión
Como puedes ver, muchos motivos por los que a tus colaboradores no les gusta el eLearning se deben a un diseño incorrecto. Múltiples factores están en juego cuando se planea un curso, como su objetivo, el contenido, el perfil del usuario y cómo se presentará.
Es importante que elabores tus cursos tomando en cuenta el plan de capacitación. De ese modo podrás detectar en qué puntos debes intervenir para logra una producción que sea más atractiva y útil para tus colaboradores, sea que lo desarrolles en forma interna o que contrates a un proveedor. En el segundo caso, expresa claramente tus expectativas y toma en cuenta el trabajo que tendrá que realizarse.
¿Añadirías alguna sugerencia a las que hemos mencionado?
Puedes descargar esta gráfica para tener siempre presente qué puedes hacer para mejorar tus cursos eLearning.
Estudiar o capacitarse en modalidad eLearning exige organización, compromiso y toda la ayuda digital que puedas manejar. Te proponemos cinco herramientas que pueden ayudarte en tus esfuerzos para estudiar y capacitarte. Sabemos que hay más… en el futuro las analizaremos y mencionaremos también. Si quieres proponer algunas, tus sugerencias son bienvenidas.
Para tomar notas y tener todo registrado: Evernote
Tienes un curso en línea, quieres capturar una pantalla en especial y luego… ¿recuerdas dónde la guardaste? ¿Fue en Mis Documentos o en el escritorio? ¿Estabas viendo tu curso en tu iPad y ahí realizaste la captura? O quieres en tu teléfono el acordeón para saber que Ctrl+Shift+Backspace+Alt+M+Fn permite ejecutar de una sola vez lo que antes requería navegar por cinco pantallas. O quieres hacer una lista de tareas por hacer para entregar un ensayo o un proyecto…
Evernote te permite hacer todo eso y un poco más. Por decirlo de algún modo, es un organizador de textos e imágenes digitalizados. Inclusive puedes capturar una pantalla y Evernote hará búsquedas del texto que está en la captura.
El servicio básico y gratuito permite hacer hasta 60MB de cargas al mes, sincronización en dos dispositivos, captura de páginas web y archivos en PDF, búsqueda de texto en imágenes y la posibilidad de compartir notas.
Este es un administrador de proyectos visual. Se basa en tarjetas que puedes organizar en tableros. Es algo semejante a Pinterest pero enfocado en la productividad. Inclusive puedes utilizarla en equipo para coordinar actividades.
Quizá después quieras usarla para organizar también tu trabajo.
La versión gratuita permite tener tableros, tarjetas, miembros y listas ilimitados, así como adjuntar archivos de hasta 10 MB y vinculación con los servicios de almacenamiento en nube más populares. Tiene apps para iOS y Android.
Para organizar tu tiempo y tener fechas de entrega presentes: Google Calendar
Es muy probable que ya lo conozcas y lo uses, pero si no es así, dale una oportunidad. Es una de las herramientas más útiles y, al ser de Google, se puede sincronizar casi hasta con la cafetera.
Haz tus calendarios personalizados, comparte calendarios con un equipo de trabajo, sigue calendarios preestablecidos… velo en formato de día, semana, mes o agenda, programa actividades para los años siguientes…
Para generar citas y bibliografías: Citation Machine
Con la abundancia de información que vivimos, es muy importante hacer las referencias correctas para tener rigor académico y para no recibir acusaciones de plagio.
Tal vez no en todas las capacitaciones tengamos que citar fuentes, pero si ocurre, ya tienes lo que necesitas.
Este sitio web te permite elaborar bibliografías y citas en varios estilos, incluyendo APA y Chicago, pero tiene una lista con varios estilos más.
El servicio está basado en un sitio web y está en inglés, pero el funcionamiento no es tan complicado: se selecciona el estilo para citar, luego se busca el elemento (libro, artículo, ensayo) sea por título, autor o ISBN, y si ya existe en la base de datos aparecerá toda la información para que se arme la bibliografía.
De no ser así, solo hay que llenar los espacios vacíos y obtener la cita o la bibliografía.
Existen otros sitios similares, pero este es uno de los más completos y sencillos de usar. El servicio es gratuito.
Esta aplicación sirve para evitar los malestares que puede provocar el exceso de la luz de la computadora, sobre todo en horas en las que se supone que todo debería ya estar a media luz u oscuro. Esto te ayudará a ver tus cursos en línea con mayor comodidad durante más tiempo.
f.lux ayuda a que los colores de la computadora se ajusten a una temperatura más “natural”, cálida en la noche, más brillante durante el día. También sirve para que al usar la computadora de noche el brillo no te deje enceguecido por unos minutos.
Es solo para Windows y Mac de escritorio (bueno, también para Android en modo root y para iPhone/iPad pero solo si se les aplicó jailbreak).
Se podría decir que un sistema de gestión del aprendizaje (Learning Management System, LMS) es un tablero de mando, donde se pueden observar todos los elementos relacionados con la capacitación en línea de una empresa y la manera en que los usuarios la están utilizando.
Actualmente se encuentran en el mercado dos opciones para implementar un LMS de acuerdo con su ubicación: en la “nube” (software como servicio o SaaS) o como instalación local en un servidor dentro de una oficina con infraestructura propia (On-Premise).
Ambas opciones tienen características que pueden ser o no atractivas, dependiendo de la organización que lo implemente, a qué se dedica, presupuesto y los recursos que tiene disponibles. No obstante, la tendencia actual es la contratación de un LMS hospedado en la nube (existen previsiones de que para 2020 el 80% de las compañías adoptarán un LMS basado en la nube); además, se ha incrementado la cantidad de desarrolladores están ofreciendo las dos opciones o tienen la intención de ofrecer un servicio basado en la nube).
Comparativo entre LMS en la nube y On-Premise
LMS en la nube
LMS instalado localmente (On-Premise)
Costos iniciales
Menores costos iniciales por basarse en esquemas de renta por el servicio periódico. Los costos son previsibles porque usualmente es una renta fija mensual o anual.
Existen costos de adquisición de infraestructura, por instalación de servidores, configuración, licencias, actualizaciones y mantenimiento que pueden ser elevados al inicio.
Tiempo para el despliegue
Puede ser muy rápido, en cuestión de días. La carga de cursos puede ser casi inmediata.
Puede requerir un tiempo extenso, debido a la instalación, configuración inicial y pruebas, antes de realizar la primera carga de cursos.
Mantenimiento
A cargo del proveedor del servicio (debería ser imperceptible para el contratante).
Es responsabilidad de la empresa o institución. Debe haber un equipo de soporte técnico interno que establecerá los periodos y frecuencia con que se realice dicho mantenimiento.
Hospedaje
En infraestructura de cómputo de un tercero, con las características necesarias para dar un buen servicio.
Local. Se requiere destinar espacio (para la instalación y los respaldos) y procesamiento en los servidores propios.
Dependencia de internet
Se requiere conectividad constante y adecuada a los requerimientos de uso. Cada usuario debe tener una conexión a internet adecuada.
Puede distribuirse la capacitación por internet o mantenerse independiente en una intranet.
Uptime (disponibilidad del servicio)
Los servicios en la nube cuentan con una mayor disponibilidad de uso, ya que la infraestructura está preparada para esto. Aún así depende que los estudiantes tengan conexión disponible a internet.
Está en manos del equipo interno de soporte. Dependiendo del tipo de instalación, puede ser o no dependiente de las condiciones de internet.
Vinculación con software de terceros
Ya que no es una solución a la medida y se comparte la misma plataforma con varios clientes, en ocasiones los proveedores no son muy flexibles para integrar soluciones de terceros.
La plataforma está en la infraestructura de la empresa, por lo que puede modificar el código y lo necesario para integrar a otras plataformas, siempre y cuando se tenga acceso al código fuente.
Seguridad
Los proveedores de servicios en la nube (SaaS) tienen infraestructura especializada para mitigar ataques e intrusiones.
Está en manos del equipo interno de soporte. Si se mantiene en intranet pueden evitarse amenazas externas.
Protección de datos
Depende si el proveedor tiene alguna política de protección de datos; de no ser así, difícilmente creará una especial para la empresa.
Se gestiona internamente.
Costos a largo plazo
Los costos se mantienen en tanto persista el servicio de renta contratado.
Los costos iniciales son los que suelen ser elevados, pero el mantenimiento a largo plazo normalmente es bajo.
En qué caso conviene más elegir un servicio de LMS en la nube (SaaS)
Cuando se trata de una organización pequeña o mediana, con recursos internos limitados (en hardware, personal y presupuesto) y requieren una solución rápida y de bajo costo en el corto plazo.
Cuando se prefiere tener costos previsibles y evitar la gestión de actualizaciones y seguridad.
Si la organización puede permitirse adoptar una solución estandarizada, aunque no sea posible integrar extensiones externas o comunicarla con plataformas existentes.
Cuando la organización no está seguras de invertir presupuestos mayores o a largo plazo en sus proyectos de capacitación y desarrollo de talento.
Cuando no se maneja información delicada o sensible, que pudiera estar en riesgo si no se controlar directamente el acceso a ella.
Si la mayoría de los usuarios o estudiantes se encuentran dispersos geográficamente y no concentrados en una misma oficina.
En qué casos conviene tener una instalación On-Premise del LMS
Suelen ser una mejor opción para compañías grandes que disponen de recursos para la implementación y el mantenimiento, así como el presupuesto que permita hacer un gasto inicial elevado que pueda amortizarse a largo plazo.
Cuando sea necesario un mayor nivel de seguridad por el manejo de información delicada o confidencial (bancos, empresas financieras, gobierno, empresas cuyas actividades dependan de patentes, información industrial protegida, etc.).
Si se requiere un alto nivel de adaptación y configuraciones especiales (comunicación con plataformas existentes, instalaciones en lugares remotos, por ejemplo).
Cuando existe un compromiso a largo plazo con la formación eLearning y se requiere una plataforma escalable y adaptable para soportar requerimientos futuros.
Ambas soluciones presentan beneficios y retos para distintos grupos, necesidades de negocio o institucionales, presupuestos y nivel de experiencia en el uso de LMS.
Los mapas mentales son un método para registrar ideas y sus relaciones en forma gráfica. Se utiliza una idea central o palabra clave, que se va rodeando con las ideas o pensamientos relacionados con ella.
Estos mapas permiten recolectar información en forma libre (por ejemplo en lluvias de ideas), o para organizar información y establecer jerarquías que se perciban visualmente (como herramienta de análisis de información).
En eLearning los mapas mentales se pueden utilizar inicialmente para organizar la información, en el proceso de análisis, o bien como parte de los cursos, en forma de resúmenes u organizadores.
Existe software para realizar mapas mentales, en versiones web y con instalación local. Enseguida te hablaremos de tres opciones que puedes utilizar para experimentar con la elaboración de mapas mentales, antes de adquirir un programa de mayor costo o una suscripción a un servicio.
Aunque quizá desde el inicio te guste alguno de los que te presentamos y decidas seguir trabajando en él.
Coggle
Es un software que puede ser usado como aplicación web en el navegador preferido o como una extensión de Chrome.
Permite utilizar ramas coloreadas para los nodos y ramas.
Es posible agregar comentarios y arrastrar imágenes.
Permite trabajo colaborativo con historial de cambios.
Los mapas se pueden descargar como PDF, texto, PNG o el formato.mm.
Tiene una modalidad libre que permite tener hasta tres diagramas privados y acceso a una librería de iconos e imágenes, pero solo se puede exportar con la extensión .mm o en texto. Existen otras dos modalidades que requieren un pago mensual.
Es una aplicación escrita en Java, por lo cual es multiplataforma (Windows, Mac OS, Linux Ubuntu, Debian y SuSE), por lo cual debe estar instalado Java en el sistema. Es software libre.
En los nodos se pueden utilizar vínculos HTML hacia archivos locales.
Permite contraer las ramas.
Soporta arrastrar y soltar (drag’n drop) de archivos, textos o listas.
Se pueden exportar los mapas a HTML.
Librería de iconos.
Los mapas se guardan en formato .mm, pero se pueden exportar como HTML, documento de Open Office Writer, formatos de imagen y PDF.
La responsividad es indispensable cuando un despliegue de capacitación requiere la posibilidad de ser presentada en distintos tipos de dispositivos. Ésta permite adecuar los elementos a diferentes anchos de pantalla y grados de interactividad.
Una de las herramientas disponibles para lograr la responsividad es Adobe Muse, que permite exportar el diseño de cursos a HTML5.
Ve en este tutorial una explicación concisa los beneficios de esta herramienta para el desarrollo de cursos en línea.
Una parte importante del éxito de un curso en línea tiene que ver con la planeación previa a su desarrollo como eLearning. Por eso hemos recopilado 10 preguntas importantes que te conviene responder antes de buscar a un especialista, para determinar si puede apoyarte realmente y para mantener claras tus metas.
¿Cuál es el valor del curso? ¿Qué necesidades solucionará?
Antes de comenzar con el diseño de cualquier curso, independientemente si es para eLearning o no, debes saber por qué lo necesitas. ¿Qué necesidad va a solucionar? Para poder responder a esta pregunta necesitas hacer una evaluación a consciencia de lo que necesitan tus colaboradores. Muchas veces se intenta solucionar un problema sin ir a la raíz del mismo, lo que puede dar pie a un curso sin valor para tu caso en particular. El conocimiento nunca sobra, pero si vas a invertir recursos, qué mejor que sea por algo que beneficie tanto a tus colaboradores como a tu oranización.
¿Qué recursos incluir en un eLearning?
Cuando pensamos en los maravillosos cursos que la tecnología nos permite hacer actualmente, es normal que quieras tener el eLearning más elaborado jamás hecho. En ocasiones eso es justo lo que necesitas, pero en otras no. Que un curso sea más complejo gráficamente hablando, no significa que vaya a transmitir el contenido con mayor eficacia. La interactividad de un curso se determina de acuerdo con tus necesidades, el perfil del usuario y tus recursos (tiempo, dinero e infraestructura).
¿Qué alcance tendrá el eLearning?
Ya sabes lo quieres, lo siguiente que debes preguntarte es si lo puedes lograr con un curso de eLearning. Los cursos en línea pueden ahorrarte tiempo y dinero, así como facilitarte llegar a cientos o miles de colaboradores de una manera práctica. Sin embargo, hay ocasiones en las que un curso en línea no es suficiente. Imaginemos que quieres enseñar a un grupo la maniobra de Heimlich. Con un eLearning les puedes enseñar los pasos a seguir, incluso las variantes de la maniobra, pero es indispensable que puedan practicarla en un ambiente real. En este ejemplo habría que complementar el eLearning con una práctica en vivo, para complementar la información del curso.
¿Hay una cultura del aprendizaje en mi organización?
Si ya existe una cultura del aprendizaje y tus colaboradores están acostumbrados a (y entusiasmados por) tomar cursos de capacitación, implementar el siguiente será tarea fácil. De lo contrario es probable que te encuentres con algunas resistencias e incluso en la necesidad de hacer una capacitación previa a la verdadera capacitación, en la que expliques cómo funciona la plataforma, si los cursos serán obligatorios, qué pasará si reprueban alguno, etcétera. En fin, deberás tomar en cuenta que una campaña de difusión/familiarización previa a tu curso será de gran ayuda, pues por naturaleza nos resistimos a lo desconocido en mayor o menor medida.
¿Conoces bien a tus colaboradores?
Para hacer una planeación, un desarrollo y una implementación exitosas es indispensable que conozcas el perfil del usuario que tomará el curso en línea, pues la forma en que los adultos aprendemos es principalmente conectando los nuevos conceptos con experiencias y aprendizajes previos. Debes tener claro qué conocimientos previos tienen, si el curso está dirigido a un grupo específico o será para toda la compañía como lo podría ser un curso de inducción, así como su familiaridad con la tecnología.
¿Cómo puedo apelar a los distintos estilos de aprendizaje?
El aprendizaje es más significativo y duradero si apelas a más de un sentido (como vista y oído); si desde que creas el contenido tomas esto en cuenta, la creación del curso fluirá con soltura. Puedes realizar esquemas, sugerencias para imágenes e incluso infografías. Algo más, recuerda que es diferente redactar un texto para ser leído que uno para ser escuchado.
¿En qué contexto tomarán el curso?
Este punto es indispensable para planear la implementación de tu curso. De acuerdo con el contenido y el perfil de tus usuarios, deberás considerar si el curso se planeará para que se tome en computadoras de escritorio o dispositivos móviles, o en ambos. Por ejemplo, si quienes tomarán el curso viajan mucho, diseñar el curso específicamente para que se tome en dispositivos como tabletas o smartphones es una buena idea. Sin embargo si estás pensando en un simulador para personas que están en planta, el formato móvil podría resultar incómodo.
¿Qué infraestructura está disponible?
¿Sabes si tu usuario tiene las herramientas para acceder al curso? Actualmente es difícil imaginarnos a una persona que no cuente al menos con una computadora o smartphone, pero es tu obligación asegurarte que tus colaboradores cuenten con las herramientas necesarias para tomar el curso o al menos saber si las tienen. Además, tendrás que considerar si necesitas un LMS y si es apto para tus propósitos, qué características deben incluirse, así como el navegador que se usará, en qué sistema operativo, entre otras consideraciones.
¿Cómo se medirá lo aprendido? (¿Son temas subjetivos u objetivos?)
Uno de los temas más difíciles es definir cómo medir que se hayan cumplido los objetivos de aprendizaje. Esta tarea será más fácil si tu curso es sobre conceptos bien definidos, como leyes o estándares internacionales. Esto no significa que no debe ponerse especial atención al diseño de la o las evaluaciones, aunque resulta más complejo evaluar la mejoría en soft skills como la empatía. Sin importar el tema, debes tener especial cuidado en no confundir la memorización con el verdadero aprendizaje.
¿Cómo se le dará seguimiento al curso?
Ya consideraste todos los puntos anteriores y más. Ya implementaste el curso. ¿Ahora qué? ¿Sabías que si aprendes algo nuevo y no lo repasas, para el siguiente día ya has olvidado el 20% de la información? Y en menos de una semana habrás olvidado más de la mitad. En cambio, si repasas la información constantemente, la curva del olvido disminuye. Crea una estrategia para que tus colaboradores repasen la información constantemente, especialmente en las primeras semanas.
Esperamos que esta lista de preguntas te ayude a tener mayor claridad sobre cómo manejar el desarrollo de tu siguiente curso. ¿Tienes alguna sugerencia?
Para apoyarte un poco más, te ofrecemos esta plantilla descargable que puedes utilizar para hacer la planeación de tus cursos en línea.
ien la capacitación por medio del eLearning está cobrando mayor presencia, aún hay muchas personas que no están convencidas de su efectividad. Por desgracia, la mayoría de esas personas son justamente quienes toman los cursos.
